Otsid ettevõttele raamatupidajat ja saad mitu pakkumist. Ühe kuutasu on märgatavalt väiksem kui teisel, kuid mõlema teenuse kirjelduses seisab „igakuine raamatupidamine“.
Mille eest sa rohkem maksaksid? Ja kas üldse peaksid?
Ettevõtjana on loomulik kulusid jälgida. Mina vaatan samuti, kas ostetav teenus on oma hinda väärt. Raamatupidamise puhul on aga oluline enne hinnavõrdlust aru saada, kas pakkumised sisaldavad sama tööd ja vastavad sinu ettevõtte vajadustele.
Soodne teenus võib olla väga hea valik. Aga väike kuutasu ei tähenda alati väikest kogukulu.
Miks ei ole raamatupidamisel ühte kindlat hinda?
Kaks sarnase käibega ettevõtet võivad vajada väga erinevas mahus raamatupidamist.
Üks konsultant esitab kuus mõne müügiarve ja teeb paarkümmend ostu. Teisel ettevõtjal on veebipood, mitu makselahendust, tagastused, väliskliendid ja töötajad.
Käive võib neil olla sama, kuid arvestuse töömaht ja keerukus erinevad.
Seepärast ei saa raamatupidamisteenuse hinda hinnata ainult ettevõtte suuruse või müügitulu järgi.
Millest raamatupidamisteenuse hind kujuneb?
1. Tehingute maht ja andmete töötlemine
Arvete, pangatehingute ja muude dokumentide hulk mõjutab töömahtu. Samas ei tähenda sama dokumentide arv alati sama ajakulu.
Korrektselt toimiv andmevahetus võib vähendada käsitööd. Puuduvate dokumentide, ebaselgete maksete ja segaste ning poolikute aruannete puhul kulub rohkem aega kontrollimisele ja täpsustamisele.
Ka pakkumistes kasutatav sõna „dokument“ võib tähendada erinevaid asju. Küsi, mida mahu sisse arvestatakse ja mis juhtub siis, kui kokkulepitud piir ületatakse.
2. Ettevõtte tegevuse keerukus
Hinda mõjutab see, mida sinu ettevõte teeb ja kuidas tehingud toimuvad.
Näiteks võivad lisatööd nõuda välistehingud, erinevad müügiplatvormid, laoarvestus, põhivara või projektipõhine tegevus.
Oluline on ka raamatupidaja kogemus sinu tegevusalaga. Kui ettevõttes on eripärasid, tasub enne koostööd uurida, kas pakkuja tunneb neid ja kuidas ta vastava arvestuse korraldab.
3. Töötajad ja palgaarvestus
Ühe kindla kuupalgaga töötaja arvestus erineb olukorrast, kus töötasud muutuvad, kasutatakse erinevaid tasustamisviise või tuleb töödelda palju puudumiste ja lisatasude infot.
Palgaarvestus võib kuuluda kuutasu sisse või olla eraldi hinnastatud. Mõlemad lahendused võivad sobida, kui tingimused on sulle arusaadavad.
4. Aruannete detailsus
Ettevõtte üldine bilanss ja kasumiaruanne annavad ühe taseme ülevaate. Teenuste, toodete, projektide või osakondade tulemuste eraldi jälgimine nõuab detailsemat arvestust.
Selleks tuleb tehinguid liigitada, kulusid põhjendatult jaotada ning kontrollida, et andmeid kajastataks järjepidevalt.
Kui soovid teada, milline teenus kasumit teenib või milline projekt võtab rohkem ressursse, tasub vajalik detailsus kohe kokku leppida. Hiljem võib andmete tagantjärele eristamine olla palju töömahukam.
5. Suhtlus, selgitused ja nõustamine
Kas vajad peamiselt igakuist arvestust või soovid ka regulaarset numbrite ülevaatekohtumist?
Kas ootad aruannete selgitamist, eelarve võrdlust või abi rahavoo planeerimisel?
Need on erineva mahuga tööd. Põhjalikum analüüs ja nõustamine vajavad aega ka väljaspool sinuga toimuvat vestlust.
Seetõttu peaks pakkumisest selguma, milline suhtlus ja tugi kuutasusse kuuluvad ning mille eest tuleb eraldi tasuda.
6. Sinu ettevõtte töökorraldus
Kui dokumendid saabuvad kokkulepitud ajal ja vajalikud selgitused on olemas, saab raamatupidaja tööd planeerida.
Kui arveid tuleb pidevalt taga otsida, andmeid uuesti küsida või lõpetatud perioode täiendada, kasvab töömaht.
Selge töökorraldus on üks viis, kuidas saad ise aidata raamatupidamise kulu mõistlikuna hoida.
7. Ülevõtmine ja varasemate perioodide korrastamine
Igakuise teenuse hind ei pruugi sisaldada raamatupidamise ülevõtmist, algandmete kontrolli või varasemate vigade parandamist.
Kui eelnev arvestus vajab korrastamist, on mõistlik selle töö sisu ja hind eraldi kokku leppida. Nii tead, milline osa kulust on ühekordne ja milline jääb igakuiseks.
Millal võib valida hinna järgi?
Hind on täiesti mõistlik valikukriteerium siis, kui oled kõigepealt veendunud, et teenus sobib sinu ettevõttele.
Näiteks võib soodsam pakkumine olla hea valik, kui:
- sinu tegevus on lihtne ja tehinguid vähe;
- dokumendid ning andmevahetus on korras;
- vajad tavapärast arvestust ja kokkulepitud aruandeid;
- teenusepakkujal on vajalikud oskused ja selge töökorraldus;
- lisatasud ning teenuse piirid on arusaadavad.
Kui kaks pakkumist katavad sinu vajadused võrreldaval tasemel, on loomulik arvestada otsuses ka hinnaga.
Sa ei pea ostma ulatuslikku juhtimisaruandlust, kui sul seda praegu vaja ei ole.
Millal peab teenuse sisu olema esikohal?
Teenuse sobivus muutub eriti oluliseks siis, kui ettevõtte tegevus on keerukam või kasutad aruandeid regulaarsete juhtimisotsuste tegemiseks.
Kui sul on mitu müügikanalit, projektid, töötajad või välistehingud, vajad partnerit, kes oskab selle arvestusega toime tulla.
Kui soovid otsustada, millist teenust kasvatada, kas saad palgata või kui palju raha järgmistel kuudel vajad, peab vajalik info olema õigeaegne, kontrollitud ja piisavalt detailne.
Väiksem kuutasu ei aita, kui teenus ei anna sulle vajalikku ülevaadet või jätab olulise töö katmata.
Kuidas võib kõige odavam valik kahju teha?
Madal hind üksi ei põhjusta probleeme. Kahju võib tekkida siis, kui selle hinnaga pakutav töömaht, kompetents või kontroll ei vasta sinu ettevõtte vajadustele.
Arvestuse puudused võivad vajada hiljem parandamist
Puuduvad dokumendid, kontrollimata saldod või valesti kajastatud tehingud võivad tähendada lisatööd ja korrastamiskulu.
Seda ei saa hinna põhjal ette eeldada. Küll aga tasub küsida, kuidas teenusepakkuja arvestuse õigsust kontrollib ja puudusi lahendab.
Otsustad pooliku või aegunud info põhjal
Kui vaatad tulemust, millest osa kulusid on veel puudu, võib ettevõtte olukord tunduda tegelikust parem.
Selle põhjal võid võtta kohustuse, mida täielikuma info korral oleksid põhjalikumalt kaalunud.
Siin loeb ka sinu panus: raamatupidaja vajab õigeaegseid dokumente ja infot, et koostada usaldusväärne ülevaade.
Väike kuutasu kasvab lisatööde tõttu
Lisatasud ei ole iseenesest probleem. Probleem tekib siis, kui sa ei teadnud nendega arvestada.
Näiteks võib eraldi tasu olla aastaaruandel, palgaarvestusel, lisaaruannetel või nõustamisel. Seetõttu tasub võrrelda eeldatavat aastast kogukulu.
Sinu enda ajakulu suureneb
Kui kulutad pidevalt aega info otsimisele, töö üle küsimisele või andmete käsitsi kokku panemisele, on sellel samuti hind.
Kõike ei saa rahas täpselt mõõta, kuid sinu aeg on ettevõtte ressurss. Teenust valides tasub hinnata, milline töö jääb sinu teha.
Lihtne näide: kuutasu ei näita kogu pilti
Võtame kaks väljamõeldud pakkumist. Summad on võrdlemise lihtsustamiseks ilma käibemaksuta.
| Kulu | Pakkumine A | Pakkumine B |
|---|---|---|
| Kuutasu | 100 € | 150 € |
| Kuutasud aastas | 1200 € | 1800 € |
| Aastaaruanne | 300 € | Hinnas |
| Sinu jaoks vajalik lisaaruanne iga kuu | 30 € × 12 | Hinnas |
| Aastane kogukulu | 1860 € | 1800 € |
Selles näites osutub suurema kuutasuga pakkumine aastas veidi soodsamaks.
Aga kui sa lisaaruannet ei vaja, oleks pakkumise A kogukulu 1500 eurot. Seega sõltub võrdlus sinu tegelikust vajadusest.
Arvuta kokku töö, mida kavatsed kasutada, ja võrdle selle kogukulu.
Mida enne pakkumise vastuvõtmist küsida?
Palu teenusepakkujal selgitada järgmised küsimused:
- Millised tööd ja mahud kuutasus sisalduvad?
- Millal saan aruanded ja maksude info?
- Millised kontrollid arvestuse juurde kuuluvad?
- Kui palju selgitusi või nõustamist teenuses sisaldub?
- Mis maksab eraldi ja kuidas lisatöö enne tegemist kokku lepitakse?
- Millist infot ja mis ajaks oodatakse minult?
- Kuidas muutub hind, kui ettevõtte töömaht kasvab?
Vastused aitavad sul aru saada, kas koostöö sobib. Samuti vähendavad need olukordi, kus sina ootad üht ja raamatupidaja on arvestanud teisega.
Milline raamatupidamisteenus on sinu jaoks oma hinda väärt?
Minu jaoks algab hea koostöö sellest, et räägime läbi sinu ettevõtte tegevuse ja ootused.
Kas vajad kindlust, et igakuine arvestus on korras? Soovid numbritest paremini aru saada? Või vajad detailset juhtimisinfot ja regulaarset arutelu?
Sinufirmas saame selle järgi kokku leppida sobiva raamatupidamisteenuse ning vajaduse korral lisada finantsjuhtimise toe.
Tutvu Sinufirma raamatupidamispakettidega ja kirjelda oma ettevõtte vajadusi. Nii saad pakkumise, mille puhul tead, millist tööd, ülevaadet ja tuge selle hinna eest saad.